האם אפשר להסמיך מנהלת משרד כחשבת שכר?

בתוך הפעילות היומיומית של כל עסק, יש דמות אחת שמהווה עוגן תפעולי וניהולי שקט אך קריטי.
מדובר במנהלת המשרד.
ברוב החברות הקטנות והבינוניות, היא האחראית על אינספור פרטים תיאומים, ספקים, לקוחות, אדמיניסטרציה, גבייה ולעיתים גם נגיעה בתחומי הכספים.
לאור זאת, לא מעט מנהלים שואלים את עצמם האם ניתן להסמיך את מנהלת המשרד גם לתחום השכר, ולהפוך אותה לחשבת שכר מוסמכת מתוך הארגון.

התשובה היא חד משמעית כן, ובמאמר זה אסביר מדוע זהו מהלך נכון, חסכוני ומקצועי שכדאי מאוד לשקול.
המאמר מבוסס על ניסיון של שנים בהכשרת חשבי שכר במגזר העסקי, מתוך ראייה מערכתית של הצרכים בשטח.

מנהלת המשרד כבר נמצאת בלב המערכת

במקרים רבים, מנהלת המשרד כבר עוסקת בפועל בפרטי שכר של העובדים.
היא מעבירה נתונים לרואה החשבון, מטפלת בדוחות שעות, מתמודדת עם שאלות מצד העובדים ומנהלת תהליכים של קליטה וסיום העסקה.
בפועל, היא הגורם הקרוב ביותר לתפעול שכר, אך ללא ההסמכה והידע המקצועי שנדרש כדי לנהל את התחום בצורה מלאה ובטוחה.
במקום להישען על שירות חיצוני, שלעיתים יקר ולא תמיד זמין, ניתן להכשיר אותה בבית, להעניק לה את הידע הנדרש, ולאפשר לארגון לפעול בעקביות, ביעילות ובשקיפות.

מה כוללת ההכשרה לחשבת שכר

קורס חשבות שכר הוא הכשרה מקצועית וממוקדת, אשר מפוקחת על ידי לשכת רואי החשבון.
במסגרת הקורס, הלומדים רוכשים כלים מעשיים ועדכניים לעבודה מקצועית בעולם השכר בישראל. בין הנושאים הנלמדים:

חוקי עבודה ודיני שכר
מס הכנסה, ביטוח לאומי ומס בריאות
תשלומים סוציאליים כמו הבראה, פיצויים, נסיעות, חופשות ומחלה
ניתוח והפקת תלושי שכר
עבודה עם תוכנות שכר נפוצות
הכנה למבחן ההסמכה הרשמי

בוגרת הקורס תוכל להשתלב מידית בתפקידה כחשבת שכר בארגון ולבצע את כלל הפעולות הנדרשות באופן עצמאי ומקצועי.

אין צורך ברקע חשבונאי קודם

אחת השאלות הנפוצות ביותר מצד מנהלים היא האם נדרש רקע קודם בהנהלת חשבונות, קורס חשבונאות או פיננסים.
התשובה היא שלא בהכרח.
הקורס בנוי כך שגם מי שמגיעה מעולמות האדמיניסטרציה או הניהול המשרדי תוכל להיכנס לתחום בהצלחה, כל עוד יש לה רצינות, אחריות ויכולת למידה.
המכללה מלווה את הסטודנטיות שלב אחר שלב, עם תרגולים, דוגמאות מהשטח ומרצים בעלי ניסיון מעשי.

יתרונות להסמכה פנימית מתוך הארגון

כאשר מנהלת המשרד לומדת להיות חשבת שכר מוסמכת, הארגון מרוויח רווח כפול.
מצד אחד, מתקבל אדם מקצועי שמכיר את החברה מבפנים ויודע לנהל את השכר בצורה מדויקת ואחראית.
מצד שני, נחסכות עלויות חיצוניות רבות, כמו שירותי חשבות שכר מיקור חוץ או שעות ייעוץ משפטי במקרה של טעויות.

בנוסף, יש שיפור משמעותי בזמינות. כל שינוי, עדכון או שאלה מטופלים מיידית ובזמן אמת, ללא צורך בהעברת מידע בין כמה בעלי תפקידים. גם מול העובדים עצמם, יש יתרון ברור בכך שמי שמטפלת בשכר היא פנים מוכרות מהארגון, שמבינה את הצרכים והמורכבויות של כל צוות.

השקעה שמחזירה את עצמה

קורס חשבי שכר הוא קורס קצר יחסית שאפשר גם ללמוד אותו מרחוק, אך התועלת ממנו ארוכת טווח.
בוגרות הקורס משתלבות כמעט תמיד בעבודה מיד לאחר ההסמכה, ולעיתים רבות זוכות גם להעלאה בשכר או בתפקיד.
עבור הארגון, מדובר בהשקעה קטנה שמייצרת תועלת רבה, גם מבחינה תפעולית וגם מבחינה תקציבית.

חשוב לציין כי הלמידה מתבצעת בקבוצות קטנות, עם ליווי אישי, והתאמה לשעות העבודה של אנשי מקצוע.
חלק מהקורסים אף מוצעים במתכונת ערב או מקוונת, מה שמאפשר שילוב נוח עם עבודה מלאה.
אם אתם מנהלים עסק ויש לכם מנהלת משרד מסורה, רצינית ומקצועית, כדאי מאוד לשקול להסמיך אותה כחשבת שכר מוסמכת.
זו לא רק קפיצת מדרגה עבורה, אלא צעד חכם עבורכם.
הארגון מרוויח עצמאות, יציבות תפעולית, שליטה טובה יותר בשכר ויכולת תגובה מהירה לכל שינוי או צורך.

זהו פתרון שמחבר בין צמיחה פנימית לבין חיסכון בעלויות, בין מקצועיות בשטח לבין יחסי אנוש מצוינים מול העובדים.
במילה אחת – כדאי.