יום ללא גיבורי העל הקטנים של המשרד
דני הוא מנכ"ל מצליח של חברת הפקות במרכז תל אביב והאיש שממונה על צוות של 50 עובדים.
לצד העובדים הקבועים אשר רשומים בחברה ישנם מגוון של ספקי משנה ועובדים זמניים שיש לרשום אותם באלפון החברה ולהנפיק להם את המסמכים והאישורים המתאימים.
העניין הוא שהיום הוא לא עוד יום רגיל אלא סוף החודש והזמן שבו צריך להתחיל לחשב את המשכורות.
אז במקום לעשות את מה שהוא יודע הכי טוב, דני צריך להתחיל ללמוד איך עושים את כל הדברים הבאים:
- ללמוד איך עובדים עם תוכנות שכר
- להבין מה הדרישות של מס הכנסה וביטוח לאומי
- לחשב את שעות העבודה ולבצע ניתור של היעדרויות בכדי להנפיק תלוש שכר ייחודי לכל עובד
- להעניק פרמיות ובונוסים שנקבעו בחוזים האישיים
- לבצע תיאומים מול הרשויות בכדי לעדכן אותם על חופשות לידה ומחלות שונות
- לבצע עוד כמה פעולות כמו: קליטה של עובדים חדשים, תשלום לשליחים ומעקב אחר קבלות שרשומות על שם העסק
בוא נאמר רק שאם זה לא סרט מדע בדיוני אז התסריט הזה עלול להיות מעט יומרני עבור כל בעל עסק.
אפילו עם הוא חושב שהוא חזק במספרים. אם הייתם צריכים להתמודד עם כל הפעולות האלו על בסיס יומי – ככל הנראה לא הייתם מספיקים לעבוד בכלל.
אבל רגע, כמעט ושכחנו את שאר הדברים החשובים:
- הנפקת הצ'קים עבור העובדים וביצוע בקרת איכות שאכן הכספים הופקדו בחשבונות הנכונים
- בדיקה של תלושי השכר של כל אחד מהעובדים וביצוע הפרשות מתאימות לקרנות הפנסיה וההשתלמות שבהם חברים העובדים.
- בדיקה של אפשרויות הפיטורים ובחינת כדאיות המהלך אל מול העלויות של תשלום הפיצויים
- טיפול בבקשות העובדים ועדכון טפסי הפרטים האישיים
- יצירת דוחות מס אשר כוללים את ההוצאות השונות אשר מוכרות על ידי מס הכנסה ומע"מ
- התכתבות שוטפת מול המוסד לביטוח לאומי וניהול בקשות ההחזר הקבועות
- הנפקת דוחות מילואים לצורך קבלת החזרים
- ניהול פיננסי ויצירת דוחות פנים ארגוניים לצורך צמצום ההוצאות בחודשים הקרובים
- יצירה של דוחות למנהל ההסדרים
הנפקת תלוש משכורת ללא חשב שכר – משימה בלתי אפשרית
אלא אם יש לכם חוש שישי או כוחות על נסתרים, ככל הנראה אתם יודעים שהנפקת תלוש משכורת חודשית ללא חשב שכר היא משימה בלתי אפשרית.
החל מהקפדה על דיסקרטיות, דרך פדיון ימי חופשה שלא נוצלו ועד לחישוב של הוצאות מוכרות כגון החזר נסיעות, חישוב רכיבי המשכורת השונים עשויה להיות אתגר עבור כל אדם.
השימוש בתוכנת הפרויוריטי עשויה להקל את החיים אבל כדאי לדעת שהיא מורכבת למדי ובדומה לתוכנות ERP שונות היא מחייבת שימוש נכון במסד הנתונים הפנים ארגוני ותחזוקה קבועה שלו.
אסור לשכוח גם לפרט את מרכיבי התלוש ולדעת לספק הסברים הן לעובדים והן לרשויות החוק.
ומה עם הכנה לסוף השנה?
כמו בכל סרט טוב, האקשן האמיתי מגיע לסיומו רק לקראת הסוף.
כדי לעמוד בדרישות הרגולטוריות של מס הכנסה ולהכין את העסק לקראת ביקורת אפשרית של רשם החברות, כדאי להתכונן מראש.
אז כדי לא להיות שאננים הנה כמה מהדברים שכל עסק צריך להיות מוכן להם לקראת סוף השנה.
מתגעגעים כבר לחשב שלכם?
יצירה של טפסי 106 עבור כל עובד
טפסי ה106 הינם קריטיים לארגון ולעובדים שלכם כאחד.
מעבר להיבט החוקי שבהנפקתם, הם מהווים את הסיכום השנתי עבור ההוצאה הגדולה ביותר של הארגון שלכם.
את הטופס חובה להנפיק עד לסוף חודש מארס של השנה האזרחית ולכלול בו את סכום הברוטו ( כולל הניכויים השונים ) וסכום הנטו אשר הגיע לכל עובד.
למעשה זו הדרך היחידה לבצע תיאומי מס חוקיים.
הנפקת טופס 102 לביטוח לאומי
טפסי ה 102 הם הטפסים אשר מסכמים את כל התשלומים החודשיים של השנה האזרחית ומועברים לביטוח לאומי לשם אישור.
טפסים אלו כוללים את כל החודשים שבהם הועסקו העובדים בחברה שלכם ולכן הסכום הסופי שלהם צריך לשקף באופן מדויק את הסכום שהיה יוצא מחיבור הניכויים שהופרשו במהלך כל השנה.
ללא הנפקה של טופס זה לביטוח לאומי בלתי ניתן להמשיך ולעבוד באופן תקני ותחת דרישות החוק.
טפסי 101
טפסי ה101 הם הדבר הראשון שאתם צריכים להעניק לכל עובד חדש ולבדוק שהוא מילא אותם באופן תקין ותוך התאמה מלאה להכנסות השונות שלו.
טופס זה קריטי משום שהוא הבסיס לכל זיכוי מס והדרך של העסק שלכם להעביר בסוף השנה למדינה את הרישום המדויק של העובדים שלכם.
כדאי לדעת שזהו טופס דינמי אשר משקף את השינויים בפרטים האישיים של כל עובד ולכן יש חובה לעדכן אותו לאורך כל השנה.
כל שינוי באופי התעסוקה, במקום המגורים ובמצב המשפחתי של העובד מחייב הטמעה במערכת הממוחשבת של המשרד שלכם ומסירה של הטופס העדכני ביותר לרשויות המדינה.
למעשה אי אפשר לבטח את העובדים שלכם ללא מילוי של טופס זה ולכן הוא אחת הדרכים הטובות ביותר כדי להגן על העסק שלכם מפני תביעות עתידיות.
עולם עסקי ללא חשבי שכר
עולם עסקי שאין בו חשבי שכר אשר יבצעו את העבודה, הוא תרחיש אימים של ממש.
הפעולות ההכרחיות של ניהול התשלומים לעובדים, תוך שמירה על החוקים הקבועים עלולים ליפול על הכתפיים שלך ולעלות בזמן רב.
ביצוע עצמאי של כל המטלות האלו הן מתכון בטוח לעלייה מסיבית בשעות העבודה ולשחיקה עקב עומס בלתי אפשרי.
בטווח הארוך תגיעו למצב שבו לא תוכלו להתפנות לעבודה הממשית שלכם או אף תפעלו בניגוד גמור לדרישות החוק, עקב מחסור בזמן.
במצב זה אתם עלולים לקבל קנסות כבדים מטעם המדינה ולשקוע בהפסדים עצומים. בתסריט שציירנו "חשבי השכר" היו יכולים להיות גיבורי העל האמיתיים של המשרד שלכם ולפתור באופן מהיר וייסודי כל בעיה שעולה על בסיס יומי.
למזלנו, המצב בעולם שלנו שונה, יש שלל גיבורי על כאלו.
אם תרצו, גם אתם תוכלו ללבוש את הגלימה של חשב השכר, ולבוא להצלתו של עסק כזה או אחר.