ספר החשבונות מהווה אוסף של רשומות המתעד את התנועות הכספיות בכל חשבון, כולל יתרת פתיחה, חיובים, זיכויים, ויתרת סגירה, בעמודות מופרדות. הוא מסכם את כל הפרטים המוזנים ביומנים תומכים, המסדירים תנועות פרטניות לפי תאריך. כל עסקה מתועדת מהיומן אל אחד או יותר מפנקסי החשבונות, שמשמשים בסופו של דבר ליצירת הדוחות הכספיים של החברה.
